Kaufmännischen Angestellten (m/w/d)

Wir bieten Ihnen als Mitarbeiter bei der conceptas GmbH

Wir suchen

in Neufahrn in Niederbayern zum baldmöglichsten Termin einen kaufmännischen Angestellten (m/w/d) zur DIREKTVERMITTLUNG!

Ihre Aufgaben

• Durch entsprechende Arbeitsablauf- und Büroorganisation sowie durch selbständiges Klären von Sachverhalten und Fragestellungen, einschließlich der Beratung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und der Bestellung von Arbeitsmitteln ist die reibungslose, effektive Funktionsfähigkeit des Sekretariats sicherzustellen.
• Schreib- und Büroaufgaben, inkl. fremdsprachiger Korrespondenz, werden nach Vorgaben oder selbständig erledigt bzw. zur Erledigung weitergeleitet.
• Unterstützung der Abteilungsleitung durch die Wahrnehmung von Sachbearbeitungsfunktionen
• Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen mit Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen und Geschäftspartnern
• Führen und Erstellen von Dokumentationen und Statistiken
• Unterstützung der Abteilungsleitung bei ihren Informations- und Kontrollaufgaben durch die Wahrnehmung entsprechender administrativer Verwaltungsaufgaben
• Führen und Verwalten der Wiedervorlage, sowie vertraulichen Ablagen
• Terminabsprachen, Terminkontrolle und -verfolgung wichtiger Vorgänge, die nicht im Abteilungsleitungssekretariat bearbeitet werden
• Prüfen der Abteilungsleitung zur Unterschrift vorgelegten Schriftstücke auf formale Richtigkeit
• Führen von Protokollen; insbesondere Verfolgen der aus Besprechungen resultierenden, von der Abteilungsleitung wahrzunehmenden Aufgaben
• Vorbereiten der ausgehenden Post der Abteilung zum Versand
• eigeninitiatives Verarbeiten, Verwalten und das angemessene Weitergeben von Informationen (Informationsmanagement)
• Führen der Zeiterfassung für alle Mitarbeiter, deren Änderungen, sowie monatlichen Auswertungen
• Führen und Verwalten der Wiedervorlage, sowie vertraulichen Ablagen
• Terminabsprachen, Terminkontrolle und -verfolgung wichtiger Vorgänge, die nicht im Abteilungsleitungssekretariat bearbeitet werden
• Prüfen der Abteilungsleitung zur Unterschrift vorgelegten Schriftstücke auf formale Richtigkeit
• Führen von Protokollen; insbesondere Verfolgen der aus Besprechungen resultierenden, von der Abteilungsleitung wahrzunehmenden Aufgaben
• Vorbereiten der ausgehenden Post der Abteilung zum Versand
• eigeninitiatives Verarbeiten, Verwalten und das angemessene Weitergeben von Informationen (Informationsmanagement)
• Führen der Zeiterfassung für alle Mitarbeiter, deren Änderungen, sowie monatlichen Auswertungen
• Repräsentation nach außen und innen; Empfang und Betreuung der Besucher/innen

Ihr Profil

• gute Fremdsprachenkenntnisse, wie Englisch und Französisch, weitere erwünscht
• ausgeprägter abteilungsspezifischer Sachverstand
• versierter Umgang mit modernster Bürotechnik (Textverarbeitung, Präsentation, Tabellenkalkulation, Email, Internet)
• Fähigkeit, ständig lernbereit zu sein, auch in fremden Fachgebieten
• Kennt die allgemeinen sowie spezifischen Konzepte, Methoden und Instrumente des Fach-/
  Aufgabengebietes
• Kennt die Zielsetzungen, Aufgabenstellungen und Verantwortlichkeiten in den Arbeitseinheiten
• Fähigkeit, die Kenntnisse und Fertigkeiten des Fachgebietes als Berater in der Abteilung weiterzuvermitteln
• Fähigkeit, eventuell weitere Büroassistenten/innen nach ihrem Können und ihren Persönlichkeiten situativ zu schulen, zu fordern, sie zum ständigen Lernen zu motivieren, im Dialog mit ihnen und ihren Vorgesetzten Weiterbildungsmaßnahmen, orientiert am Bedarf der Abteilung, vorzuschlagen und deren Umsetzung zu unterstützen
• Fähigkeit, planvoll und systematisch vorzugehen, sich und die Arbeit zu organisieren
• Fähigkeit zu wirtschaftlichem Denken und Handeln und zum verantwortungsbewussten Umgang mit Ressourcen; zum aufgaben-/ergebnisbezogenen Finanzmanagement und Controlling